こんにちは。neoone（ネオワン）編集部の藤村です。

今日は昨年ネオキャリアで実施した「年末調整業務の電子化」についてご紹介します。

ネオキャリアのバックオフィス部門では、各部署それぞれが、社員が安心して業務に取り組める環境づくりに取り組んでいます。

数あるバックオフィス部門の内、私が所属している人事部では、円滑な企業活動ができるよう給与労務の観点から社員をサポートする役割を担っています。

私は2019年にネオキャリアへ入社し、給与担当者として年末調整等の実務に携わってきました。

そんな中、昨年、業務改善の一環として、従来は紙で回収を行っていた年末調整書類の提出・回収業務を電子化いたしました。

入社して以来の一大プロジェクトである年末調整の電子化をどのように進めたのか、またプロジェクトを通して得られたことについてお伝えします。

年末調整とは？

年末調整とは、皆様の給与から天引きされている所得税を再計算し、納めるべき税額を調整する制度です。

企業にお勤めの方は、毎年10~11月ごろに会社から書類を出すようアナウンスされる方も多いのではないでしょうか。

年末調整は社員のほとんどが対象となり、かつ社員の給与に直結するため間違いの許されない非常に重要な業務です。

どのようにフローが変わったの？

・2020年までのフロー

社員が書類を紙で人事部へ提出

↓

人事部から業務委託先に書類を発送し、提出内容をデータ化

社員への照会、問い合わせ対応も人事部で行っていました。

・2021年のフロー

外部の年末調整申告システムを導入し、

社員がパソコンやスマートフォンからシステムへ申告内容を入力する方法へ変更しました。

また、申告内容のチェックや社員からの問い合わせ対応もアウトソース化することで、

人事部の工数を極力減らしました！！

なぜネオキャリアは電子化をしたの？

社員約3,000名の書類を紙で回収することは非常に手間のかかる作業です。

当社は全国に拠点があるため、郵便中の事故や書類の紛失などのリスクも伴います。

また、年末調整に用いる各種申告書はどこに何を書けばいいのか分かりづらく、

書類の記入にも時間と手間がかかっており、社内からも電子化を希望する声が上がっていました。

電子化してどうだった？

【社員の声】

申告に係る時間が大幅に減ったという声が多く聞かれました。

また、書類を郵送する手間や郵送費用が無くなり、手続きが簡単になりました。

【人事の声】

毎年年末調整には、事前準備をはじめ、問い合わせ対応、

提出された書類の確認、社員への照会など、膨大な時間がかかっていましたが、

電子化およびアウトソース化により、かなりの工数が削減されました。

実際に、私個人の2021年11月に年末調整にかかった工数は

2020年11月と比べて10%削減されました。

特に、書類の取りまとめにかかっていた時間はほぼ0まで減少しました。

社員側、人事部側共に工数を減らすことができ、年末調整申告の負担軽減につながりました！

電子化をする上で大変だったことは？

・社内周知

　申告手順が大幅に変わるため、社員には変更点をわかりやすく伝える必要がありました。

　各種会議、メール、社内イントラ掲示による周知が主でしたが、

　どうすれば全社員に伝わるのか使う用語、色使い、レイアウトなどを工夫し、

　何度も資料を練り直しました。

・融通のききやすさ

　今までは社内で完結することが多かったため、提出期限などで融通をきかせていたことも

　電子化＆アウトソース化により、期限を過ぎたら一律NGとなりました。

　期限を守ることが社会人として当たり前とはいえ、

　「去年までは受け付けてくれたのに・・・」と思う社員もいたかもしれませんが、

　よりよい運用のために必要なことなので、該当の社員には個別に連絡を行い、

　納得してもらえるように説明しました。

まとめ

大変だったけれど電子化してよかった！！

社員からは、入力する内容がわかりやすくなり、申告にかかる時間が減ったという声を多くいただきました。

また、人事部内の工数の削減につながり、業務時間の削減を達成できました。

ネオキャリアのバックオフィスでは様々な業務改善の工夫が行われていますが、

その中でもこの年末調整電子化は、全社を巻き込む大きなプロジェクトの成功例になったと思います。

私自身も年末調整電子化プロジェクトを通じて、アウトソース先との交渉やスムーズな社内発信の仕方など数多くの貴重な学びを得ることができました。

これからもネオキャリアが成長し続けるために、バックオフィスにしかできない業務改善・効率化を進めていきます。