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2020年11月17日

【永久保存】昨対予算3分の1! 3000名接続の大規模オンラインイベントの裏側を一挙公開!

こんにちは。広報室の西村です。
先日、ネオキャリアでは初のオンライン社員総会を実施しました。

▼総会レポはこちらから

▼総会当日のダイジェスト動画はこちらをご覧ください♪

新型コロナウイルスによりニューノーマルな働き方が模索される中、

社内イベントのオンライン化を検討している企業様も多いのではないでしょうか。

 

☑オンライン化はしたいけど何からはじめたらいいの?

☑オンラインイベントの予算ってどれくらい?準備期間は?

☑うまく繋がらなかったときの対処法は?

☑いや、何かもうよくわからないのでとりあえず気が進みません…。

 

そんな想いを胸に震えているご担当者の皆様に向けて、

ネオキャリアのオンライン総会の裏側をお伝えします!

はじまりは突然に…

決断のときは、今年3月。

新型コロナウイルスの勢力が増す中、毎年オフラインで実施していた社員総会を

オンライン化することが決定しました。

その時点でネオキャリアは

正社員人数約2500名、拠点数は15ヵ国73拠点と、かなりの大所帯。

これまでのオフラインに負けない一体感は出せるのか…

集中して楽しんでもらえるのか…

 

そんな不安を抱えながら手探り状態のままスタート。

事前準備の苦労や当日までのトラブルを「オンラインイベント3カ条」としてまとめてみました。

< オンラインイベント3カ条 >

【オンラインイベントを企画する際に気をつけるべき3カ条】

その1.視聴者を飽きさせない「参加型」企画を実施すべし

その2.接続テストは何度も行うべし

その3.緊急時のレポートラインを明確にしておくべし

その1.視聴者を飽きさせない「参加型」企画を実施すべし

例年、海外のメンバーを含めた全社員が集合しオフラインで行われていた社員総会。

事業部ごとに色分けしたカラーTシャツや、表彰時に全社員の前で

名前を呼ばれるかもしれないドキドキ感、

拠点にいる仲間たちが集合する直接的なコミュニケーション。

 

こうした同じ時間を共有する!という一体感を楽しみにしていた社員が多かったため、

どうしたらオンラインでも一体感を築けるのかが大きな課題の一つでした。

(かく言う私もその1人!何となく寂しさを感じたりしていました…)

 

リアルで感じる臨場感に及ばずとも全員が「参加している!」と感じてもらえるよう、

参加者全員が自由にコメントできるコミュニケーションツールを導入しました。

表彰時には全員でお祝いコメントを投稿

役員トークセッションではリアルタイムで全社員にアンケートをとり結果を反映。

「お父さんにしたいのは?」「怒ったら怖そうなのは?」など、

  普段は絶対に聞けない質問に会場も視聴者も大盛り上がり。

また、年間優秀事業部賞の受賞にはサプライズ中継、

休憩中には定期的にカメラONモードになり視聴者が映し出されるような仕組みを作り、

「見ているだけ」にならない状況を作りました!

サプライズ中継は突撃先に表彰事業部の責任者が不在という事態も…。

事前に全くお伝えしていないサプライズならではのトラブル。

表彰するのに責任者がいないという別の意味でのサプライズになりましたが、

実はこの流れも結構盛り上がっていました笑

 

その2.接続テストは何度も行うべし

▶定例会での事前接続(画質が荒い…。)

テストタイミングは、総会本番2週間前…!

毎月行う定例会で1人1PCで視聴ができるかのテスト配信と

コミュニケーションツールのテスト運用を行いました。

約2500名が同時にログインしたところ…みごと回線がパンク!!!!!(白目)

 

原因は同拠点からの複数接続。

一番大きな新宿拠点では同時に800台も接続しようとしていました。

実は何も対策していなかったわけではなく、zoom専用の回線を増設していたのですが、

その許容もオーバーするという…。

十分備えていたつもりだったので、当日回線がパンクしたときは

本当に白目になっていたと思います。

 

結果として、急遽1人1PCでの視聴を諦め接続数が多い拠点は巨大なスクリーンに

プロジェクターで映像を投影することで、接続PC数の削減を敢行。

接続数を約2500から約1300まで削減したうえで本番実施を迎えることになりました。

(拠点担当のみなさん本当にありがとうございましたっ!涙)

 

その3.緊急時のレポートラインを明確にしておくべし

配信テストもし、対策も複数用意しましたが万事OKとは限りません。

もしも、「通信の不具合がおきた」、「配信が止まってしまった」ということが

あったときのパニックを防ぐため、事前に各拠点に1~2名の連絡担当者を設置し

社内のチャットグループを作成。

トラブルの際は拠点担当者が代表で総会事務局に連絡をする

というルールで窓口を1本化しました。

 

当日の各拠点からの問い合わせ件数はトータルで3件!

接続不良も長引くことなく早々に解決ができました…。

オンラインイベントはとにかく、事前のリスク想定とテスト配信が命です。

 

【ズバリ】社員の反応とコスト比較

気になる社員からの反応は…

▶大人気だった役員トークセッションは脅威の96%…!

 

初のオンライン総会の満足度は93%…と想像以上の結果に。

オンライン総会の感想の一部も紹介します。

~ Goodポイント ~

リアクション機能やコメント機能もあり、

   その場にいなくても参加しているようでとても楽しい総会でした!

 

■取締役のトークセッションが非常に楽しかったです。

  普段全く関わる機会がないので少しだけ身近に感じました。

 

■全社のつながりはもちろん、いつもなかなか会えない役員陣のトークセッションが

  特別感がありとても楽しかったです。

  来年に向け、一年間の励みにしたいという思いをもって参加しました。

~ Moreポイント ~

■リアルタイムでのリアクションやトークセッションでの投票はオンラインならではで、

  とてもおもしろかったです。想像より遥かに良かったですが、

   オフラインと比べてしまうとやはり熱量は物足りなく感じてしまいました。

■コンテンツ内容は良かったが、モニターが小さく見えにくかった

   声が聞こえにくいときがあった。

やはり、オフラインよりも熱量が伝わりづらいというような意見や、

視聴環境によってはスムーズに視聴ができなかった…というような声も。

 

GoodポイントとMoreポイントは表裏一体でオンラインをもっと盛り上げるには

「参加している!」と感じられる演出が命ということが改めてわかりました。

 

【まとめ】オンラインイベントのメリット・デメリット

オンラインイベントのメリット

■経費削減

■人的工数削減

■移動を伴わずに各拠点で参加できる

メリハリをつけた運営ができる

 

オンラインイベントのデメリット

■オフライン程のインパクト・熱量を感じづらい

■視聴環境によって接続不良がストレスになる

■他部署間でのコミュニケーションが少なく感じる

総制作費は例年の75%削減!

当日の運営スタッフ人数も例年の40%程に縮小して運営できました!

 

想像よりも楽しめた!という声が多かったですが、

コミュニケーションを増やせるようなコンテンツ・演出、接続不良の未然防止、画質の向上など、

まだまだ工夫できるポイントはてんこもり。

 

(個人的には、事前オーディションから勝ち抜きで部署対抗隠し芸大会とか、

全国拠点VSで早押しクイズとかやりたいです…!)

 

可能性は無限大のオンラインイベント。

今回のチャレンジを活かし、来年の社員総会はさらにパワーアップして

皆さんにお届けします!

 

乞うご期待~~★

 

※オンラインイベントの相談はこちらから!
・URL:https://www.neo-career.co.jp/service/ep?fbclid=IwAR3C5WR5dPUxdg_rqqKIiVmmCbMkey5QkO-JFrS-OU7oPVSlMay5iDnKhh8
・mail:epall@neo-career.co.jp

西村 律子

neoone編集部。2013年に新卒でネオキャリアに入社。中途求人広告代理店事業部に配属。
大阪・名古屋で営業・マネジメントを経験。20代の間に営業以外のキャリア経験をしたいという想いから
東京・広報室へ異動。インナーコミュニケーションを担当し社員とその家族を含めた「愛し、愛される会社創り」を目標に邁進中!